Gestão de NF-e: entenda a sua importância

O sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), completa 14 anos em 2020 e é uma prova de que a tecnologia vem para melhorar a vida das pessoas e empresas.

No começo assustou bastante os empresários, afinal era novidade e demandava bastante conhecimento técnico ao qual na época muitos não detinham na época.

Mas o tempo passou e a tecnologia da NF-e amadureceu, sendo utilizada hoje por milhões de empresas brasileiras, aposentando de vez as Notas Fiscais em formulário.

Há tempos este documento deixou de ser um “simples” papel. Com a emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica), essa tarefa passou a ser uma obrigação fiscal e que deve receber atenção dos empreendedores. Muitos acabam tratando como mais uma burocracia, mas é necessário tomar cuidado.

Pense da seguinte forma: independentemente do software utilizado, a emissão de uma nota fiscal eletrônica segue um padrão nacional de escrituração fiscal. Neste padrão, está previsto que, após a emissão da NF-e, o emissor envia para o comprador uma cópia da nota fiscal nos formatos PDF ou XML. Apenas o arquivo XML é obrigatório, sendo o arquivo em PDF opcional.

Isso acontece porque o arquivo XML precisa ser armazenado tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador . Esse documento deve ficar guardado por um prazo mínimo de 5 anos. Se você perder esse arquivo, a Receita Federal pode aplicar multas sobre essa ocorrência, caso seja necessário, por exemplo, trocar o produto por outro.

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital por um período mínimo de cinco anos, a contar da data de emissão da nota.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

A perda de uma Nota Fiscal Eletrônica pode acarretar uma série de problemas para as empresas. Para cada arquivo XML não encontrado, em caso de solicitação de um órgão público, as companhias podem ter que pagar multas cujos valores podem partir de R$ 1 mil ou mais por documento. Ou seja, perder um lote inteiro de XMLs, por exemplo, pode representar um prejuízo significativo. Além disso as multas podem chegar a R$ 5 mil para irregularidades no SPED Contábil e Fiscal.

Passar por uma situação dessas não é fácil, veja que o simples sumiço de um arquivo de Nota Fiscal pode trazer:

• Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa
• Perda de negócios que poderiam ser feitos com o valor da multa
• Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscalização
• Tempo da equipe para solucionar as pendências e o pagamento da multa
• Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes

Como é a gestão de NF-e na sua empresa?

Da mesma forma que o armazenamento das notas fiscais impressas fica a cargo dos contribuintes, a manutenção dos documentos eletrônicos também é de responsabilidade inteiramente das empresas.

É comum muitas empresas, gastarem tempo e às vezes, um único colaborador para cuidar das notas fiscais, colocando todas em uma única pasta ou até mesmo em um computador sem as seguranças e backups necessários, pode render um grande prejuízo em caso de perdas e imprevistos.

Por isso, a nossa dica é: invista em uma contabilidade que ofereça uma consulta rápida por todas as NF-e já emitidas. Assim, você protege todos os arquivos e os mantém de forma organizada. Portanto, cuidar da emissão das notas fiscais do seu negócio, é extremamente importante contar com uma assessoria contábil com tradição e confiabilidade no mercado.

Mais tempo para focar no seu core business

Se você não está seguro com relação ao armazenamento, arquivamento e gestão das suas NF-e, fale com quem realmente entende desse assunto.

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